びぼーろく。

広告業界のとある記憶力乏しき男の脳みそのバックアップ

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【会議ってなんだっけ?】 agrees on?action items?なにそれ美味いの?

Evernoteを漁っていたら、こんな記事が出てきた。

かなり前の記事だけど、今でも参考になる部分がある。

 

president.jp

 

当たり前のことも書かれているのだが、出来ていない人は少なくないと思う。特に以下のエッセンスは意識しておきたい。

 

  • Googleドライブの活用:リアルタイム共有(即時に修正)が可能。ドライブじゃなくても、誤った議事録や不足がある議事録が残されない工夫は必要。ラスト3分で議事録内容についてコンセンサスを得たい。
  • 議事録担当を用意:個人的には会議を招集する人が司会・タイムキーピングを、若手が議事録を担当する感じで良いと思う。
  • 即確認:ある疑問点が解決されないと会議の意義が薄まるなら、なるべく電話でもチャットでも即その場で確認すべき。
  • agenda(協議事項)、agrees on(決定事項)、action items(宿題事項):僕のように会議の内容をすぐ忘れるやつがいるから、明確にタスクに落としこむ必要がある。
     

これに僕自身の考えをブレンドして、以下のように"会議"をまとめてみた。もちろん、会議の種類(アイディア創出・ディスカッション・共有など)によって様々だとは思うが。

 

  1. 事前に会議の主体者が、会議の前提・内容・目的・時間配分・Googleドライブを共有。※会議の招集相手と人数は適切か要検討
  2. 参加者は事前に各自の考えをある程度まとめておく
  3. 会議の最初に議事録を指名し、1を2分でおさらい。
  4. 実会議中:(この部分も今度別途まとめたい。ついでに議事録のテンプレも。)
  5. ラスト3分で議事録を元にして、agrees on&action itemsを再確認→コンセンサス。※action itemsはスケジュールも決めておこう。
     

ちなみに、Google内でも全会議が「30分が1単位」って、わけじゃないし、タイムキーピングなんて皆無な会議も往々にして存在する。

 

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action items:会議自体の仕方、議事録のテンプレについて備忘録。
 

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